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情報漏洩大丈夫!?レンタルオフィス・コワーキングスペースの活用法

近年レンタルオフィスやコワーキングスペースの利用が一般的になってきました。これらの施設では、複数の企業や個人が同じスペースを共有することでメリットが生まれますが、気を付けなければ情報漏洩のリスクがあります。
今回は、レンタルオフィスやコワーキングスペースでの情報漏洩のリスクとその対策、こうした施設を利用するメリットについて考えてみたいと思います。

レンタルオフィスとは

レンタルオフィス・コワーキングスペースで情報漏洩が起こる原因

レンタルオフィス・コワーキングスペース利用時の情報漏洩対策

レンタルオフィス・コワーキングスペースを利用するメリット

まとめ


レンタルオフィスとは

レンタルオフィスとは、企業や個人がオフィス機能を備えた空間を賃貸契約することなく借りることができるサービスのことです。通常、レンタルオフィスには共有スペースや共有設備があり、必要に応じて個室を借りることも出来ます。仕事用のデスクやプリンター、インターネット環境などが備え付けられています。レンタルオフィスではなく、共有スペースであるコワーキングスペースのみを借りて仕事をする人も増えています。

レンタルオフィス・コワーキングスペースで情報漏洩が起こる原因

1.施設側のセキュリティ対策の不備

共有スペースを利用する企業や個人が増えたことで、セキュリティ対策が追いついていない施設も存在します。例えば、受付がいない無人のレンタルオフィスでは、誰が入ってくるかわからなく、不審者の制限ができません。また、鍵の管理が不十分であったり、ネットワーク接続にセキュリティがない、防音対策がされておらず、声がダダ洩れなどのケースがあります。

2.利用者の不注意

共有スペースでは、利用者の不注意によって情報漏洩が起こることもあります。例えば、プリンターからプリントアウトした文書やパソコンの画面をそのままにしてしまうなどの他、一番多いのはWEB会議や商談をした際に会議や商談の内容が漏れてしまうケースです。イヤホンを使ったWEB会議では、自分が思っている以上に声が大きくなってしまいますし、レンタルオフィスの会員とはいえ不特定多数に社名や個人情報が含まれる会議内容などを聞かれてしまうことは問題です。

レンタルオフィス利用時の情報漏洩対策

レンタルオフィスを選ぶ際は、受付の有無やビル自体のセキュリティ、鍵の管理や防音性の高い個室スペースがあることを確認して利用しましょう。WIFIでは契約者だけが利用できる「SSID(ネットワーク名)」と「セキュリティキー(パスワード)」を確認し、不特定多数で利用できる無料WIFIには接続しないようにしましょう。

また、プリンター利用時の文書の回収やパソコンのロック、パスワードや話し声などに注意し、企業情報や個人情報が含まれるようなWEB会議は防音性の高い個室を利用するようにしましょう。万が一、情報漏洩が起こってしまった場合のため、データは定期的にバックアップを取ることも重要です。

WEBでの商談や打ち合わせは共有スペースではなく、個室スペースを利用しましょう。これは情報漏洩対策だけでなく、他の利用者の方への配慮でもあります。

レンタルオフィスを利用するメリット

1.コスト削減が出来る

自社でオフィスを構えると、家賃や光熱費、清掃費などのコストがかかります。レンタルオフィスを利用することで、これらのコストを削減することができます。また、設備や備品も必要最低限のものしか揃える必要がないため、初期費用が抑えられます。

2.サポートを受けられる

スタッフが常駐しているレンタルオフィスでは、不備やトラブルが発生した際に迅速に対応してくれます。また、郵便物の受け取りや電話対応などを代行してくれるサービスがある施設もあり、業務の効率化につながります。

3.ネットワークが広がる

レンタルオフィスは多くの企業や個人が利用しているため、ビジネスの機会も広がります。共有スペースを活用し、セミナーや交流会などのイベントの開催があるので、ビジネスネットワークの構築にも役立ちます。

まとめ

レンタルオフィスは共有スペースでの情報漏洩などセキュリティリスクもありますが、初期費用やランニングコストを抑えることができ、業務の効率化やビジネスネットワークを広げられるなどメリットは大きいです。対策を講じながら上手に活用することで、よりスマートなビジネス展開が可能となるので、まだ利用されたことがない方は一度コワーキングスペースから利用してみるのもいいですね。

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